Im allgemeinen Sprachgebrauch ist immer von der "Betriebsprüfung" die Rede. Formal richtig hingehen ist die Bezeichnung "Außenprüfung", deren Durchführung der Paragraph 193 der Abgabenordnung regelt. Sagt sich das Finanzamt zur Außenprüfung an, beschleicht viele Unternehmer eine gewisse Nervosität. Solange die Buchhaltung in Ordnung ist, brauchen Sie sich jedoch kaum Sorgen zu machen. Auf die Prüfung gut vorbereitet zu sein, lohnt sich aber, denn zumeist geht es um Wirtschaftsjahre, die kaum mehr präsent sind.
Die Außenprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der steuerlichen Verhältnisse und soll die Richtigkeit und Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen. Dabei ist sie natürlich auch ein geeignetes Instrument, um bisher nicht oder nicht in korrekter Höhe festgesetzte Steuern nachträglich zu erheben. Im Jahr 2005 haben die Prüfer der der Finanzämter nahezu 14 Milliarden Euro zusätzliche Einnahme für die Staatskasse eingebracht. In diesem Wert sind Mehrsteuern aus Umsatzsteuersonderprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen oder der Steuerfahndung noch nicht einmal enthalten.
Die Betriebsprüfung erfolgt keinesfalls willkürlich, sondern sie ist rechtlich eindeutig geregelt. Rechtliche Grundlagen für Außenprüfungen sind die Paragraphen 193 bis 207 der Abgabenordnung (AO). Ergänzend gilt die Betriebsprüfungsordnung (BpO) der Finanzverwaltung.
Für Kapitalgesellschaften, Gewerbetreibende, Freiberufler und Agrarunternehmer der Land- und Forstwirtschaft ist eine Betriebsprüfung jederzeit und ohne Begründung möglich. Dabei ist es jedoch stets erforderlich, dass eine schriftliche Ankündigung vorausgeht - die so genannte Prüfungsanordnung. Für die Außenprüfung aller anderen Steuerpflichtigen (beispielsweise Privatpersonen) bedarf es einer expliziten und stichhaltigen Begründung, die durchaus anfechtbar sein kann.
Während der Außenprüfung steht Mayer & Kollegen Ihnen kompetent zur Seite. Erfahrene Steuerberater begleiten und betreuen die Prüfung in allen Einzelheiten.
Meistens ist als Ort der Prüfung das Unternehmen festgelegt. Dann ist es empfehlenswert, eine angenehme Arbeitsatmosphäre für den Prüfer zu schaffen und beispielsweise Wasser, Tee und Kaffee anzubieten. Fragen darf ein Betriebsprüfer grundsätzlich nur an zuvor benannte Ansprechpartner richten - so muss ihm zwar der Unternehmen bzw. Geschäftsführer stets Rede und Antwort stehen, nicht autorisierte Mitarbeiter jedoch keinesfalls. Wichtig: Stellen Sie nur die explizit verlangten Unterlagen zur Verfügung.
Achten Sie bei einer Außenprüfung immer auf eine respektvolle und freundliche Kommunikation. Die Prüferin bzw. den Prüfer behandeln Sie am besten wie einen Kunden, der zu Besuch ist: Seien Sie stets zuvorkommend und gastfreundlich. Ein bisschen Smalltalk sorgt oft für eine angenehme Atmosphäre, in der auch strittige Punkte sachlich diskutiert werden können.