Durch die Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes sind auch rückwirkend zum 01. Juli 2011  Vereinfachungen bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen in Kraft getreten.

Bislang waren an die elektronische Rechnungsstellung hohe Anforderungen gestellt. Für elektronische Rechnungen mussten bisher die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung nachgewiesen werden.
Zum Nachweis dieser Merkmale war bislang nur die qualifizierte elektronische Signatur bzw. zusätzlich mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz zulässig. Die hohen damit verbundenen Anforderungen waren für mittelständische Betriebe fast nicht realisierbar.
Rückwirkend zum 01. Juli 2011 sind nun deutliche Vereinfachungen in Kraft getreten. Der bei den elektronischen Rechnungen maßgebende Nachweis über die Echtheit der Herkunft und der Nachweis über die Unversehrtheit des Inhalts müssen nicht mehr so extrem aufwendig wie bisher belegt werden und auch die Beschränkungen auf eine bestimmte Technologie fallen weg.

Der Unternehmer kann nun frei entscheiden auf welchem Wege er die gesetzlichen Erfordernisse erbringt. Allerdings muss der Unternehmer sich dabei eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedienen.

An dieses Verfahren sind bestimmte Voraussetzungen geknüpft:

1. verlässlicher Prüfpfad
   Zwischen Rechnung und Leistung muss ein verlässlicher Prüfpfad vorliegen. Hinter dieser Anforderung verbirgt sich nichts anderes, als dass eine Art Kontrolle vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung vorzunehmen ist. Solche Prüfstrukturen sind im Regelfall in den Unternehmen bereits etabliert bspw. durch Rechnungskontrolle etc.
2. vielfältige Übermittlungswege
   Der Übertragungsweg der elektronischen Rechnungen wird nunmehr nicht mehr vorgeschrieben. Die Rechnungen können zukünftig als E-Mail mit und ohne pdf- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Auch eine Übermittlung per De-Mail oder E-Post sind nun zulässig. Weiterhin gilt jedoch die Bedingung, dass der Rechnungsempfänger dem vorgesehenen Übermittlungsverfahren zustimmen muss.

WICHTIG: Eine elektronische Signatur ist für die Versendung elektronischer Rechnungen - gleich welcher Art auch immer - nicht mehr erforderlich.

Auch umsatzsteuerlich wird nun nicht mehr zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung unterschieden.
Der Vorsteuerabzug wird grundsätzlich bei beiden Arten anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Nachweis der Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
• Lesbarkeit der Rechnung
• Vorhandensein sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung

Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes bedeutet, dass sich auf dem Übermittlungsweg der Inhalt der elektronischen Rechnung nicht verändern darf. Eine Rechnung gilt als unversehrt und echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung noch derselbe ist.

Den Nachweis der Echtheit der Herkunft sowie über die Unversehrtheit des Inhaltes muss der Unternehmer dabei über den Prüfpfad nachweisen. Der Prüfpfad sollte dabei über folgende Bestandteile verfügen:

• Eingangskontrolle
• Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung
• Prüfung der Kontoverbindung auf der Rechnung

Diese Schritte werden in den meisten Unternehmen standardmäßig bereits durchgeführt und sind für den Vorsteuerabzug auch bereits bisher erforderlich gewesen.

Aufbewahrungspflicht
Elektronische Rechnungen sind genauso wie Papierrechnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren (im Regelfall 10 Jahre). Elektronische Rechnungen sind dabei jedoch in dem Format zu archivieren in dem sie eingegangen sind. Also eine pdf-Rechnung muss als pdf-Rechnung archiviert werden - ein Papierausdruck ist als Archivierung nicht ausreichend!

Weiterhin müssen die elektronischen Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Die elektronische Archivierung muss dabei auf einem Datenträger erfolgen der Änderungen nicht zulässt.