WICHTIG: Wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen ausführen, dann muss die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Abnehmers im Zeitpunkt der Lieferung gültig sein. Der liefernde Unternehmer ist verpflichtet diese Prüfung vorzunehmen und auch zu dokumentieren. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach, ist ggf. (falls keine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer vorliegt) die fällige Umsatzsteuer vom Lieferer anzumelden und abzuführen. Selbstverständlich müssen Sie die Umsatzsteuer dann an Ihren Abnehmer weiterbelasten. Dies ist erfahrungsgemäß im Nachhinein nicht immer problemlos möglich.

Das sog. Bestätigungsverfahren ist in § 18e UStG geregelt. Das BZSt erteilt in diesem Verfahren darwüber Auskunft, ob eine ausländische USt-IdNr. gültig ist und ob die mitgeteilten Angaben zu Firmenname, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen.

Die Anfrage kann grundsätzlich jeder Inhaber einer deutschen USt-IdNr. stellen. Eine Ausnahme gilt, wenn die USt-IdNr. ausschließlich für Zwecke der Erwerbsbesteuerung erteilt wurde.

Rückfragen zu der rechtlichen Würdigung und den steuerlichen Auswirkungen der jeweiligen Bestätigungsmitteilung (elektronisch und/oder schriftlich) sind an das für das Besteuerungsverfahren zuständige Finanzamt zu richten. Also im Regelfall an das örtliche Finanzamt.

Das Online-Bestätigungsverfahren wird im Internet auf der Homepage des BZSt angeboten. Seit dem 01.03.2010 kann die Anfrage über eine SSL-verschlüsselte "XML-RPC-Schnittstelle" gestellt werden. Für die Verschlüsselung der Schnittstelle ist die Installation eines entsprechenden Zertifikats erforderlich. Hinweise zur Installation werden in den FAQ des BZSt bereitgestellt. Das BZSt weist in den Erläuterungen zu der XML-RPC-Schnittstelle darauf hin, dass das Bestätigungsverfahren über diese Schnittstelle täglich in der Zeit zwischen 05:00 Uhr und 23:00 Uhr erfolgen kann.