Zum Jahresbeginn möchte man sich gerne von unnötigem Papier-Ballast befreien. Der Aufräumaktion stehen allerdings strenge Aufbewahrungsvorschriften entgegen. Einen vollständigen Überblick, welche Dokumente im Rechnungswesen dieses Jahr vernichtet werden können, finden Sie hier.

Einen kurzen Überblick erhalten Sie auf den folgenden Seiten. Kaufleute bzw. Unternehmer müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres:

• in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher erfolgt ist,
• der Abschluss festgestellt wurde,
• das Inventar aufgestellt ist oder
• Handels- und Geschäftsbriefe empfangen oder versendet worden sind.

Folgende Dokumente können im Jahr 2011 vernichtet werden:

• Geschäftsunterlagen, die 2000 oder früher erstellt wurden - bspw. Kassenberichte, Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen.
• 2004 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe
• Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres in dem die Rechnung ausgestellt wurde und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.

WICHTIG: Bevor Sie die Dokumente entsorgen, sollten Sie jedoch beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Dies gilt z. B., wenn für eine begonnene Außenprüfung die Unterlagen noch benötigt werden.

Wir empfehlen Folgendes:  Jahresabschlüsse, Betriebsprüfungsberichte und Steuererklärungen sollten nicht bereits schon nach 10 Jahren vernichtet werden - oftmals werden diese später doch nochmals benötigt. Bitte immer aufbewahren: Einheitswertbescheide und Steuerbescheide. Die Finanzbehörden vernichten im Regelfall nach 10 Jahren ihre Unterlagen. Die Beweislast über erfolgte Steuerveranlagungen und in Anspruch genommene Sonderregelungen liegen dann beim Steuerpflichtigen!

Auch bei Lohnunterlagen kann es aus Beweisgründen sinnvoll sein, diese länger als den vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren.